Помогите разобраться, нужна помощь!

Согласно постановление №1001 от 20.12.2016 г.  Методика определения сметных цен на материалы, изделия, конструкции, оборудование и цен услуг на перевозку грузов для строительства .определяете сметную стоимость материала.
На основании определения вносите в смету стоимость.
Твердая цена устанавливается в условиях договора.
На основании Государственного задания вам должны предоставить адресный список.
На каждый адрес составляется смета. Сметы должны пройти проверку достоверности в экспертизе.
Ну и дальше по накатанной.
Я эту процедуру вижу так.
Утверждает сметы тот, у кого деньги. То есть заказчик.
Но с самого начала, для более достоверной картины планируемых работ, вам надо составить акт осмотра, Потом оставить ведомость объемов работ или дефектную ведомость, утвердить заказчиком. И только потом составляется смета.

По типу хоз.способа. Тогда зачем Вам показывать прибыль, для дополнительных налогов? Ставьте фактическую стоимость материала.

Для более достоверной стоимости разрабатывайте стоимость материала -франко-склад поставщика с учетом транспортных услуг по минимальной или оптимальной схеме доставки на приобъектный склад.

-Два поставщика. Мониторинг.
Это при отсутствии материалов в сметной базе.

Вы правы, только не ошибки, а не обоснованное завышение сметной стоимости , ну и далее по УК.

Вам по договору на оперативное управление передавали или просто на словах, типа идите и управляйте. У Вас как я понимаю даже учредитель есть в Правительстве. Согласно Российского Законодательства за всё отвечает первый руководитель. В Вашем случае кто подписал с Вами договор. А вообще то Ваш вопрос скорее носит юридический характер, юристы более точный ответ дадут.    

В Департаменте города есть какие либо контролирующие структуры, типа строительного контроля, которые проверяют физ.объёмы и качество работ? Если у Вас функции заказчика то смету должен утверждать Ваш директор, а вот подписывать фактически выполненные работы должен представитель контроля.
Кто финансирует выполненные работы. Или Вы помимо заказчика ещё и инвесторы?

Юлия Харламова
Для спокойного сна.
1-Заключите договор с техническим заказчиком. Технадзор, или кто он у вас.  С проверкой объемов.
Не важно есть такая служба в департаменте или нет. Найдите. Мост строится- инженеров строительного контроля можно найти. И организацию тоже.
На каждый чих в смете составляйте акты освидетельствования скрытых работ.
У вас будет подтверждения фактически выполненных работ с сертификатами на материалы.
У вас сметы выше 500 тыс. проверены экспертизой.
Обучите своего сметчика на зксперта проектно-сметной документации. С получением диплома. Цена вопроса 15 тыс.
И еще.
Если в соответствии с учредительными документами учреждению предоставлено право осуществлять приносящую доходы деятельность, то доходы, полученные от такой деятельности, и приобретенное за счет этих доходов имущество поступают в самостоятельное распоряжение учреждения и учитываются на отдельном балансе.
ст. 298 ГК РФ ст 298 п.4. Казенное учреждение может осуществлять приносящую доходы деятельность в соответствии со своими учредительными документами. Доходы, полученные от указанной деятельности, поступают в соответствующий бюджет бюджетной системы Российской Федерации.

Всё верно. Согласно ст. 53 ГК РФ; ст 53 Градостроительного кодекса и СП 48