Работаю в УК, жители сами делают ремонт, затем приносят нам т/чеки

Обязательно нужен акт обследования до ремонта, где будет комиссия,в составе 3-4 человек, в т.ч. хозяина квартиры, по которому сделать смету на ремонт. Далее Акт выполненных работ,только на основании этого Вы можете списывать материал.
Это моё мнение.

оффтоп

а почему у вашей управляющей компании дома в ужасном состоянии и жители сами их ремонтируют? то есть как я поняла в прямом смысле этого слова.. берут кисти краски и вперед?

и как вы потом рассчитываетесь с самими жителями?
у них же в квартплате стоит сумма на ремонт дома?

всегда считала, если с меня каждый месяц забирают за содержание и текущий ремонт дома 670 рублей, то я имею право жить в отремонтированном (не мною, но за мой счет) доме..

Наверное, УК оплачивает материалы. Раз уж им чеки приносят жильцы. А вот трудозатраты собственные...
Эх, Рассея

если бы они платили,им бы всё выполняли,а так на что им ремонт то делать?!!

еще непонятно - вот они вам должны и много, да?
и вы тут же пишете - трудозатраты мы им не оплачиваем
а почему?
они ж работают.. и делают вашу работу
вы бы с них за ту же покраску взяли по полной программе.. не сомневаюсь даже, так как наблюдала сметы жилищных компаний, там простая побелка на глазах изумленной публики превращалась едва не в венецианку..
простите наболело
по теме: получается так.. жильцы предположим покрасили 100 м2 подъезда, истратив при этом 50 кг краски да?
идут к вам с чеком на эти 50 кг и вы им закрываете их квартирный долг на стоимость этих 50 кг краски..
а 100 м2 покраски? работа? они вам ее подарили?

а как этими 100 м2 уже покрашенными вы отчитываетесь перед городом, или кто финансирует жеки, я не знаю просто?
получаете с города уже и за краску и за работу?

почему-то у меня в глазах крепостничество какое-то стоит и не уходит(

с покраской, я не связываюсь)
меня интересует как быть с заменой бруса,устройством кровли,и тд....это не так трудно,с объемами))))

акт обследования, дефектна ведомость. смета на работы, акт на выполненные работы, подписанный вами и жителями с другой стороны
только как это будет выглядеть..
на основании акта КС-2 справку КС-3.. и вот она уже будет иметь силу в суде, как денежный документ.. имхо..

вас мы финансируем, люди-человеки, из своих собственных кармашков.. к сожалению(

А чем и зачем Вы отчитываетесь перед департаментом ЖКХ? Если вас никто не финансирует? И если вы в счет долга берете материалами-откуда деньги? И с чего З/П получаете?  Я бы на месте Ваших жильцов пошла в прокуратуру.