Может ли дефектная ведомость являться документом, подтверждающим факт выполнения ремонта объекта основных средств?
Ответ
Дефектная ведомость не является документом, оформляющим факт хозяйственной жизни - осуществление ремонта. По мнению Минфина (Письмо от 14.01.2019 №02-07-10/868), дефектная ведомость может быть приложением к первичному учетному документу, оформляющему фактически произведенные объемы работ по ремонту. Кроме того, дефектная ведомость может служить документом, подтверждающим необходимость и целесообразность проведения ремонтных работ.
Обоснование.
Положения
На основании п. 3.2 ВСН 58-88(р) проводимые осмотры делятся на плановые и внеплановые. В свою очередь, плановые осмотры должны подразделяться на общие и частичные. При общих осмотрах контролируется техническое состояние здания или объекта в целом, его систем и внешнего благоустройства, при частичных осмотрах - техническое состояние отдельных конструкций помещений, элементов внешнего благоустройства. Внеплановые осмотры должны проводиться после землетрясений, селевых потоков, ливней, ураганных ветров, сильных снегопадов, наводнений и других явлений стихийного характера, которые могут вызвать повреждения отдельных элементов зданий и объектов, после аварий в системах тепло-, водо-, энергоснабжения и при выявлении деформаций оснований.
Общие осмотры должны проводиться два раза в год (весной и осенью). Для осуществления указанных осмотров учреждению следует создать комиссию, а их результаты требуется отражать в документах
по учету технического состояния здания или объекта (журналах учета технического состояния, специальных карточках и др.). В данных документах должны содержаться оценка технического состояния здания или объекта и его элементов, выявленные неисправности, места их нахождения, причины, вызвавшие эти неисправности, а также сведения о выполненных при осмотрах ремонтах. Обобщенные сведения о состоянии здания или объекта должны ежегодно отражаться в его техническом паспорте.
Основанием для проведения ремонтных работ должны служить акты осмотра имущества и дефектные ведомости (дефектные акты) (Письмо Минфина РФ от 04.12.2008 № 03-03-06/4/94). С целью проведения осмотров в учреждении нужно сформировать комиссию или назначить ответственных лиц. В дефектной ведомости целесообразно отразить следующие сведения:
- идентификационные данные объекта основных средств (инвентарный номер, краткую характеристику объекта, место его расположения и т.д.);
- информацию о выявленных дефектах и недостатках;
- перечень необходимых работ для приведения объекта основных средств в рабочее состояние;
- подписи членов комиссии, проводящих осмотр.
Форма указанных документов не утверждена, а значит, они могут быть составлены в произвольной форме. Вместе с тем, по нашему мнению, их целесообразно утвердить в учетной политике учреждения. При разработке данного документа в качестве примера можно использовать форму акта о выявленных дефектах оборудования - форму ОС-16, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.
В силу положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 7 Инструкции № 157н все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Следовательно, любая операция, осуществленная учреждением, должна быть подтверждена соответствующим первичным документом. Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности должны осуществляться учреждением в регистрах бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов, предусмотренных п. 7 Инструкции № 157н), и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.
Согласно п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» не устанавливает унифицированную форму первичного учетного документа «Дефектная ведомость», применяемого государственными (муниципальными) учреждениями.
Практика применения дефектной ведомости указывает, что данный документ используется для оформления предполагаемых объемов работ по ремонту для целей планирования закупок материалов, работ, услуг (не является первичным учетным документом). Таким образом, дефектная ведомость не считается документом, оформляющим факт хозяйственной жизни - осуществление ремонта. Она может быть приложением к первичному учетному документу, оформляющему фактически произведенные объемы работ по ремонту.
При этом Приказ Минфина РФ № 52н не содержит закрытого перечня первичных учетных документов.
Согласно п. 1 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете, п. 6 Инструкции № 157н государственные (муниципальные) бюджетные учреждения обязаны самостоятельно формировать свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством РФ полномочий.
В силу п. 6 Инструкции № 157н принятая учреждением учетная политика утверждается приказом или распоряжением руководителя учреждения и должна включать в себя следующую информацию:
- рабочий план счетов бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, содержащий применяемые счета бухгалтерского учета для ведения синтетического и аналитического учета;
- методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;
- порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;
- порядок отражения в учете событий после отчетной даты;
- порядок признания в бухгалтерском учете и раскрытия в бухгалтерской (финансовой) отчетности событий после отчетной даты;
- формы первичных (сводных) учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым законодательством РФ не установлены обязательные для их оформления формы документов. При этом утвержденные учреждением формы документов должны содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 7 Инструкции № 157н;
- порядок организации и обеспечения (осуществления) субъектом учета внутреннего финансового контроля. В соответствии с нормами ст. 19 Закона о бухгалтерском учете и п. 6 Инструкции № 157н бюджетные учреждения, как и другие государственные (муниципальные) учреждения, обязаны организовать у себя внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Порядок осуществления такого контроля должен быть утвержден при формировании учреждением своей учетной политики. При этом указанное положение может быть как приложением к учетной политике учреждения, так и самостоятельным нормативным актом;
- иные решения, необходимые для организации и ведения бухгалтерского учета.
В случае если дефектная ведомость является частью документа, подтверждающего расходы по ремонту (объемы выполненных работ), учреждение вправе установить порядок составления и формирования дефектной ведомости в документах учетной политики.
К. п. н., эксперт журнала «Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений» А. Гусев
